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REGLEMENT INTERIEUR DE LA MUSICALE PORTELOISE

Préambule

Le présent règlement intérieur est établi par le conseil d’administration de la Musicale Porteloise en application de l’article 15 des statuts de l’association. Il est destiné à fixer les divers points non précisés par les statuts et notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’association dénommée Musicale Porteloise, sise à Le Portel (62), et dont l'objet est de promouvoir l’apprentissage de la musique et d’en permettre la pratique au sein de l’association.

Le présent règlement intérieur s’applique à tous les membres de l’association. Il pourra être modifié par décision de l’assemblée générale. Il est remis à l’ensemble des membres ainsi qu’à chaque nouvel adhérent, et est annexé aux statuts de l’association.

Les dispositions du présent règlement doivent être interprétées à la lumière des statuts. En cas d’ambiguïté ou de contradiction, les statuts s’appliquent par priorité sur le règlement intérieur.

Le présent règlement précise le fonctionnement interne et externe de l’association. Il concerne notamment :

  • Titre 1 adhésion à l’association
  • Titre 2 institutions de l’association
  • Titre 3 attributions des organes dirigeants
  • Titre 4 fonctionnement de l’association
  • Titre 5 règlement financier
  • Titre 6 devoirs de l’association et des musiciens
  • Titre 7 dispositions diverses
  •  

Titre 1 – Adhésion à l’association

Article 1 - Admission de nouveaux membres

L’adhésion à l’association est libre pour toutes les personnes qui souhaitent participer à la réalisation de son objet, sous réserve de remplir les conditions d’admission et d’acquitter la cotisation prévue aux articles 5 et 6 des statuts.

La Musicale Porteloise peut à tout moment accueillir de nouveaux membres. Ceux-ci seront tenus de compléter un bulletin d’adhésion. Pour les mineurs de moins de seize ans, ce bulletin est rempli par le représentant légal.

L’admission de membres exécutants venant de l’extérieur est subordonnée à l’avis consultatif du Directeur de l’Orchestre d’Harmonie.

Les élèves de l’Ecole de Musique de Le Portel sont tenus de rejoindre l’Orchestre d’Harmonie, conformément à l’art. F.2.3 du règlement des études de l’école de musique de Le Portel, et deviennent de fait membres exécutants.

Cette demande doit être validée par le conseil d’administration. A défaut de réponse dans les quinze jours suivant le dépôt du bulletin d’adhésion, la demande est réputée avoir été acceptée.

Le Conseil d’Administration se réserve le droit de refuser la demande d’adhésion sans avoir à motiver sa décision.

Article 2 - Catégories de membres

Parmi ses membres, la Musicale Porteloise distingue les catégories suivantes (art. 5 des statuts) ;

  • des membres d’honneur
  • des membres honoraires
  • des membres bienfaiteurs
  • des membres exécutants
  • des membres participants
  • des membres associés

Les membres assurent bénévolement leurs fonctions. Les droits des membres sont précisés dans les statuts (art.5)

Article 3 - Cotisation

Les membres d’Honneur, Honoraires ne paient pas de cotisation.

Les membres exécutants, participants et bienfaiteurs doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle fixée annuellement par le conseil d’administration.

La cotisation annuelle pour les membres exécutants et participants sera exigible au mois de septembre de l’année n pour l’année n+1 ; le versement de la cotisation devra être effectué (par chèque de préférence à l’ordre de la Musicale Porteloise) au plus tard le 31 octobre pour avoir la qualité d’électeur le jour de l’assemblée générale ordinaire élective. Les nouveaux membres, exécutants ou participants, arrivant en cours d’année, sont tenus de verser l’intégralité de la cotisation annuelle.

Nul membre exécutant ou participant ne peut être dispensé du paiement de la cotisation. Toutefois le bureau peut accorder des remises sur la cotisation ou octroyer des délais de paiement, si la situation du membre l’exige.

Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement de cotisation en cours d’année en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre.

Article 4 - Conséquence de l’adhésion - Obligations de l’adhérent

L’adhésion à l’association à quel titre que ce soit entraîne pleine et entière acceptation des statuts et du présent règlement intérieur.

Article 5 - Démission

Conformément à l’article 7 des statuts, la qualité de membre peut se perdre par démission. Celle-ci est alors adressée au Président du conseil par tout moyen. Elle n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire.

Le membre démissionnaire ne peut prétendre à une quelconque indemnité.

Lorsque la qualité de membre est perdue, le membre démissionnaire s’engage à remettre à l’association les différents documents et objets qui appartiennent à celle-ci sous huitaine.

En cas de non-respect de cette clause, des poursuites seront engagées par voie judiciaire. Les éventuels frais engagés seront à la charge exclusive du contrevenant.

Article 6 – Protection de la vie privée des adhérents - Fichiers

Les adhérents sont informés que l’association met en œuvre un traitement automatisé des informations nominatives les concernant.

Ce fichier est à l’usage exclusif de l’association ; il présente un caractère obligatoire. L’association s’engage à ne pas publier ces données nominatives sur Internet.

Les informations recueillies sont nécessaires pour l’adhésion. Elles font l'objet d'un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l’association. Elles peuvent donner lieu à l'exercice du droit d'accès et de rectification selon les dispositions de la loi du 6 janvier 1978. Pour exercer ce droit et obtenir communication des informations le concernant, l’adhérent s’adressera au siège de l’association.

 

Titre 2 - Institutions de l’association

Article 7 - Assemblée Générale Ordinaire

Conformément à l’article 12 des statuts de la Musicale Porteloise, l’assemblée générale se réunit au moins une fois par an au plus tard trois mois après la clôture des comptes sur convocation du président soit par des membres de l'association représentants au moins le tiers des voix à l'Assemblée Générale.

Convocation

Seuls les membres à jour de cotisation sont autorisés à participer et voter à l’assemblée.

Ils sont convoqués suivant la procédure suivante :

  • convocation écrite ou électronique par le secrétaire 15 jours au moins avant la date fixée
  • et convocation par voie d’affichage dans les locaux

Les auteurs de la convocation rédigent un ordre du jour communiqué aux adhérents en même temps que la convocation ainsi que l'ensemble des documents afférant aux questions qui seront soumises aux délibérations.

Ordre du jour

Seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent être valablement évoquées en assemblée. Les questions des membres pourront être adressées par voie écrite ou électronique au président de l’association au plus tard trois jours avant la date de l’assemblée générale.

Candidatures

  1. La présence d’au moins la moitié des membres plus un des membres en exercice est nécessaire pour que l’assemblée générale délibère. (art.12 des statuts). Elle élit le bureau et les administrateurs du Conseil d’Administration et se prononce sur le rapport annuel des dirigeants, les comptes et le budget de l’association.
  2. Les listes de candidats à l’élection du bureau doivent être retournées au bureau de l’association au plus tard cinq jours avant la date de l’assemblée générale afin que le bureau entérine les listes des candidats. Elles doivent comporter quatre noms de membres exécutants, au nombre minimal de 2 et / ou participants au nombre maximal de
  3. Les bulletins de candidatures aux collèges A, B et C doivent être retournées au bureau de l’association au plus tard cinq jours avant la date de l’assemblée générale afin que le bureau entérine la liste des candidats
  4. Les membres remplissant les conditions statutaires peuvent candidater sur les postes suivants
    1. Le bureau composé d’un président, d’un vice-président, d’un secrétaire et d’un trésorier, tous majeurs.
    2. Le collège A composé de six membres exécutants majeurs
    3. Le collège B composé de trois membres participants majeurs
    4. Le collège C composé de trois membres exécutants mineurs âgés au minimum de 16 ans

Les candidats élus au titre du bureau ne pourront être élus au titre des collèges A et B.

En cas de carence sur l’un des collèges, il est établi un procès-verbal de carence.

Délibérations

  1. La présence d’au moins la moitié des membres plus un des membres en exercice est nécessaire pour que l’assemblée générale ordinaire puisse délibérer (art. 12 des statuts).
  2. Le Président et le Secrétaire de l'association forment le bureau de l'Assemblée Générale. Le Président assure la police de l'audience et veille au respect de l'ordre du jour. Le Secrétaire rédige un procès-verbal de la séance signé par lui-même, contre-signé par le Président.
  3. En cas d'absence du Président et du Secrétaire de l'association, l'assemblée générale désigne un président de séance ainsi qu’un secrétaire de séance parmi les membres présents.
  4. Le vote des résolutions s’effectue à main levée. Les décisions sont prises à la majorité simple.

L’élection du bureau et des administrateurs s’effectue par bulletin secret déposé dans l’urne.

Est considéré comme vote nul toute modification du bulletin de vote :

  • bulletin dont un ou plusieurs noms de candidats sont raturés ou rayés,
  • ajout du nom d’un candidat appartenant à une liste différente
  • ajout du nom d’une personne non candidate.
  • plusieurs bulletins de listes différents dans une même enveloppe de vote

Les opérations de renouvellement du bureau et des administrateurs sont menées par le doyen de l’assemblée générale (date d’ancienneté), désigné président du bureau de vote, et deux assesseurs choisis parmi les membres de l’assemblée générale. Le président du bureau de vote et les deux assesseurs ne peuvent pas être candidats à une élection sur les différents collèges.

Opérations de vote

  1. Les opérations de vote se déroulent dans l’ordre suivant :
    1. Election du bureau à bulletin secret ;

En cas d’égalité, il est procédé à un second tour. Si une majorité ne se dégage pas sur le second tour, un tirage au sort est effectué par le président du bureau de vote.

    1. Dépouillement
    2. Proclamation des résultats de l’élection du bureau.

Si un candidat au titre des collèges A et B est élu au bureau, sa candidature est obligatoirement retirée de la liste des candidats sur le collège visé.

    1. Election des collèges A, B et C au bulletin secret
    2. Dépouillement des opérations de vote

Les candidats ayant réuni le plus grand nombre de suffrages sont élus dans la limite des postes à pourvoir dans chaque collège. Aucun quorum n’est nécessaire sur les collèges A, B et C. En cas d’égalité entre plusieurs candidats sur le dernier poste à pourvoir, un tirage au sort est effectué par le président du bureau de vote.

    1. Réunion du bureau qui définit les fonctions de président, vice-président, secrétaire et trésorier
    2. Proclamation des résultats
  2. Un procès-verbal des résultats est établi par le président du bureau de vote et signé par lui-même, le président et le secrétaire du nouveau conseil. Ce procès-verbal est annexé au procès-verbal de séance.

Article 8 - Assemblée Générale Extraordinaire

Convocation

Les convocations à une assemblée générale extraordinaire sont établies dans les mêmes conditions qu’une assemblée générale ordinaire.

Décisions

Conformément à l’article 13 des statuts, une assemblée générale extraordinaire doit être convoquée en cas de modification des statuts, d’une situation financière difficile, de la conclusion d’un emprunt bancaire ou de toute circonstance prévue par les statuts, à la demande du président ou à la demande écrite de la moitié plus un des membres inscrits (art.  13 des statuts).

Quorum et vote

Le vote des résolutions se déroule à main levée ou à bulletin secret à la demande des 2/3 des membres présents ou représentés.

Les décisions entérinées par une assemblée générale ne peuvent l’être qu’à la majorité des 2/3 des membres présents ou représentés.

 

Titre 3 - Attributions des organes dirigeants

Article 9 - Décisions du conseil d’administration

Le conseil d’administration se réunit une fois par trimestre sur convocation du président afin d’examiner toutes les questions qui peuvent intéresser l’association (répétitions, fêtes, sorties, événements, gestion, etc…) ou tous problèmes ne relevant pas de la gestion courante de l’association (finances, travaux, soucis d’ordre particulier, etc…). Le président peut, s’il le juge utile, provoquer des réunions de conseil supplémentaires.

Les décisions du conseil d’administration sont prises à la majorité simple, à la condition que le quorum réunisse la moitié des membres du conseil. En cas d’absence de quorum, un nouveau conseil d’administration est convoqué dans les quinze jours sans nécessité de réunir un quorum minimal.

En cas d’égalité, la voix du président est prépondérante. Le vote s’effectue à main levée. Il peut, sur demande expresse de la majorité des présents, s’effectuer à bulletin secret.

Pour des questions urgentes et ne relevant pas de sujets de fonds, le Conseil d’Administration peut être consulté par voie électronique ou par visio-conférence.

Le vote par procuration n’est pas prévu.

Article 10 - Le bureau

Conformément à l’article 9 des statuts de l’association, le bureau a pour objet de gérer les affaires courantes de l’association en matière d’administration, d’animation, de développement, de gestion de l’école de musique. Il met en œuvre les décisions votées par les assemblées générales et le conseil d’administration.

Il est composé d’un président, d’un vice-président, d’un secrétaire et d’un trésorier.

Le Conseil d’Administration peut nommer une secrétaire adjointe et un trésorier adjoint parmi les membres exécutants et participants siégeant en son sein. Ces éventuelles nominations sont effectives pour l’année civile en cours. Elles sont renouvelables annuellement. Il peut être mis fin à ces fonctions sur décision du Conseil d’Administration.

Le bureau se réunit autant de fois que la situation l’exige. Sauf cas exceptionnel, la convocation d’une réunion de bureau s’effectue avec un délai de prévenance de 8 jours.

Article 11 - Le président

D’une façon générale, le président assure la direction opérationnelle de l’association. Il dispose à cet effet de tout pouvoir et notamment :

  • Il assure la pratique des activités, en mobilisant les ressources de l’association
  • Il organise l’engagement des bénévoles
  • Il est habilité à représenter l’association dans tous les actes de la vie civile, auprès des administrations, des partenaires publics ou privés, et du public.

En cette qualité, le président peut donc signer les contrats au nom de l’association, dans la limite de la législation en vigueur et des pouvoirs que lui confère les statuts, le présent règlement et les décisions souveraines de l’assemblée générale.

  • Il convoque et préside le bureau et le conseil d'administration, préside les assemblées générales, et dispose de l'initiative des réunions des organes et de la maîtrise des ordres du jour.
  • Il est autorisé à ouvrir et à faire fonctionner les comptes de l’association. Il dispose de la signature sur les comptes bancaires de l’association. Il ordonnance les dépenses dans les limites fixées par l’article 15 du règlement intérieur.
  • Il veille au respect des prescriptions légales (règles de sécurité, conventions) et peut interrompre les activités de l’association dès lors que les conditions de sécurité ne sont pas réunies.
  • Il est considéré comme l’employeur des salariés de l’association visà-vis des organes administratifs et notamment les organismes liés à la sécurité sociale.
  • Il a délégation pour la gestion de l’école de musique.
  • Il représente le cas échéant l’association pour agir en justice.

Article 12 - Le vice-président

Il remplace au besoin le président. Il reçoit délégation générale du président pour tous les actes de la vie civile de l’association et pour la gestion de l’école de musique. Il dispose, au même titre que le président, de la signature sur les comptes bancaires.

Article 13 - Le trésorier

Il est le responsable financier de l'association. Il veille au respect des grands équilibres financiers. Il assure ou fait assurer par les ressources bénévoles, salariées ou externes, nommément désignées par le Conseil d’Administration, les tâches suivantes :

  • gestion des recettes de l'association : cotisations, subventions, dons, inscriptions
  • préparation et suivi du budget
  • suivi des dépenses et paiement des factures, salaires et remboursement de frais,
  • gestion des comptes de l'association,
  • tenue de la comptabilité,
  • rédaction de la partie financière du rapport moral et financier lu en assemblée générale.

Il dispose de la signature sur les comptes bancaires de l’association.

Les membres du bureau établissent chaque année le budget et proposent les tarifs au vu des coûts de l’association et de ses recettes, dans le respect des grands équilibres financiers. Ils sont secondés par le directeur de l’école de musique pour ce qui réfère à la gestion de l’école.

L’association se veut ouverte au plus grand nombre d’élèves. A cet effet, elle pratique une politique tarifaire adaptée revue annuellement au mois de mai qui fixe les droits d’inscription pour la rentrée scolaire suivante de l’école de musique. Pour les usagers impécunieux dont la situation l’exige, le conseil d’administration peut décider d’accorder des réductions sur le prix des services.

Il présente au moins une fois par trimestre l’état financier de l’association.

 Article 14  - Le secrétaire

Le secrétaire est essentiellement chargé des formalités administratives de l'association. Il veille au respect de la réglementation tant interne qu’externe. Il assure ou fait assurer par les ressources bénévoles, salariées ou externes de l’association, nommément désignées par le Conseil d’Administration, les taches suivantes :

  • La convocation et le bon déroulement de l’AG (convocation, comptes rendus) ;
  • La bonne circulation des informations à destination des adhérents ;
  • L’archivage de tous les documents juridiques et comptables de l’association ;
  • Les déclarations en préfecture (création, modifications statutaires, changement de dirigeants, dissolution) ;
  • Les publications au journal officiel ;
  • La tenue du registre spécial s’il existe au sein de l’association ;
  • Le dépôt des comptes de résultat, bilan, rapport d’activité et conventions en préfecture dès lors que le financement par les autorités administratives dépasse 153 000 € (L. du 12 avril 2000, D. du 6 juin 2001) ;
  • Dans les communes de plus de 3 500 habitants, le dépôt en mairie d’un bilan certifié conforme si l’association reçoit de la commune une subvention supérieure à 76 300 € ou représentant plus de 50 % de son budget.
  • La tenue des différents registres de l’association, de la rédaction des procèsverbaux des assemblées et des conseils d’administration qu’il signe conjointement avec le président afin de les certifier conformes.
  • Il assiste le président dans la constitution des dossiers de demandes d’autorisation, de subventions, d’agrément.
  • Il a en charge le cahier d’appel pour les répétitions et les différentes manifestations auxquelles participe l’association.
  • Il gère la réservation des salles des locaux de l’association sur sollicitation écrite des membres.

Article 15 - Attributions du Conseil d'Administration

Le Conseil d'Administration est chargé :

  • de mettre en œuvre des décisions de l'Assemblée Générale ;
  • de préparer les bilans, l'ordre du jour et les propositions de modification du règlement intérieur présentés à l'Assemblée Générale ;
  • de préparer des propositions de modifications statutaires présentées en Assemblée Générale extraordinaire
  • de nommer deux vérificateurs aux comptes
  • de nommer un Délégué à la Protection des Données (DPO) chargé de la mise en application et du respect du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données)
  • de gérer administrativement le quotidien de l’association
  • de fixer les tarifs des cotisations, des prestations privées et des valeurs des cadeaux ou produits assimilés mentionnés à l’art.39.2 du présent règlement
  • de déterminer les avantages consentis aux membres bienfaiteurs conformément à l’art.5 2 des statuts
  • de fixer le plafond maximal de dépenses autorisé (hors paiement des salaires) au président et au trésorier
  • de déterminer les activités (concerts, défilés, manifestations, etc.) en concertation avec le directeur de l’orchestre pour la partie musicale
  • de déterminer les activités (concerts, défilés, répétitions, etc.) éligibles à une indemnité de déplacement et d’en fixer le montant
  • d’organiser et animer l’association au travers des différentes commissions
  • de proposer et nommer, dans les conditions prévues et énumérées à l’art.5.4 des statuts, les membres participants qui accepteraient la nomination et se conformeraient aux dispositions statutaires et réglementaires de la Musicale Porteloise.
  • de nommer deux membres référents chargés de l’entretien annuel du directeur de l’école de musique.

Sauf cas exceptionnel, la convocation du conseil d’administration s’effectue avec un délai de prévenance de 15 jours.

Article 16 - Commissions de travail

Des commissions de travail temporaires ou permanentes peuvent être constituées par décision du conseil d’administration ou à l’initiative des membres, invités à constituer des groupes de travail autour de thèmes s’inscrivant dans l’objet de l’association.  À cette fin, les membres soumettent préalablement leur projet de commission au président et à au moins un administrateur, qui se chargeront de présenter le projet lors du plus proche conseil d’administration, qui en déterminera le responsable, la mission, le mode de fonctionnement et la durée de la mission.

Chaque commission définit ses objectifs, son fonctionnement et son calendrier de travail. Elle désigne un délégué chargé de la représenter au sein de l’association.

Ces commissions, constituées d’un ou plusieurs membres de l’association, agissent sous la responsabilité du président à qui ils rendent compte de leurs travaux après chaque réunion de la commission et au moins une fois par trimestre.

Les membres du bureau sont, de droit, membres des commissions.

Article 17 - Direction musicale

Le Directeur, en charge des répétitions de l’Orchestre d’Harmonie, est nommé par le Conseil d’Administration. Il peut être, au besoin, secondé par un Directeur Adjoint nommé également par le Conseil d’Administration.

Une fiche de poste annexée au présent règlement définit les missions incombant à la Direction Musicale.

Sous sa responsabilité agit l’Archiviste qui répertorie, classe et assure la mise en place des partitions. Ce dernier est nommé par le Conseil d’Administration. L’archiviste administre la bibliothèque des partitions. Il prépare avant les répétitions et les sorties de l’Orchestre les partitions nécessaires à l’Orchestre et les range après leur utilisation. Il réfère au directeur de l’Orchestre ou au bureau de toute difficulté rencontrée dans l’accomplissement de sa mission.

Article 18 - Direction de l’Ecole de musique

La Musicale Porteloise est dotée d’une école de musique municipale dont elle a délégation par voie de convention pour la gestion et le développement. Le Directeur, en charge de l’organisation de l’Ecole de Musique, est nommé par le Conseil d’Administration. Il peut être, au besoin, secondé par un Directeur Adjoint nommé également par le Conseil d’Administration.

Une fiche de poste annexée au présent règlement définit les missions incombant à la Direction Musicale.

Article 19 - Gestion de l’Ecole de musique

La gestion de l’école de musique est assurée par une commission spécialement dédiée, dénommée « conseil de direction » et composée :

  • de membres de droit :
    • du directeur de l’école de musique
    • de trois membres du conseil d’administration dont au moins un membre du bureau
  • de membres élus par leurs pairs :
    • de deux membres salariés de l’école de musique (autres que le directeur)
    • de trois parents d’élèves ou élèves majeurs
  • Des membres invités peuvent également être associés au conseil de direction en fonction des sujets traités : représentant des établissements scolaires (écoles, collèges, lycées) associés aux actions de sensibilisation et de formation musicale, artistes ou compagnies du territoire…  

Le conseil de direction œuvre bénévolement pour la bonne marche de l’école de musique et de la mise en œuvre de ses objectifs. Le conseil de direction est une instance de concertation dans tous les domaines de la vie de l’Ecole de musique, notamment pédagogique, culturel, administratif et technique. Il s’inscrit dans une démarche de concertation interne et externe.

Il apporte son expertise et sa réflexion sur les textes cadres et notamment le projet d’établissement. Il a également pour rôle de partager à ses partenaires les orientations pédagogiques, artistiques, culturelles et territoriales de l’Ecole de musique.

Il se réunit au moins une fois par trimestre. Le Directeur de l’Ecole de Musique réfère des propositions du conseil de direction auprès du conseil d’administration qui vote les motions proposées.

L’élection des représentants des enseignants est organisée à l’Ecole de musique dans le mois suivant la rentrée scolaire. Le nombre de représentants des enseignants est fixé à 2 membres. Le scrutin est plurinominal et à un seul tour.

Sont déclarés élus les candidats qui auront recueillis le plus grand nombre de voix et par ordre dégressif. En cas d’égalité́ du nombre de voix, c’est d’abord le candidat ayant le plus d’ancienneté dans l’école qui sera élu. Si l’ancienneté ne permet pas de départager les candidats, le candidat le plus âgé sera élu. Le dépouillement des bulletins est assuré par la direction de l’école de musique, en présence d’un ou plusieurs représentants des professeurs. La copie du procès-verbal des élections est affichée dans les locaux dans les meilleurs délais.

Les représentants élus exercent leur mandat pour la durée de l’année scolaire. Afin de favoriser l’ouverture et le renouvellement de la représentation, aucun membre élu ne pourra cumuler plus de deux mandats successifs. L’organisation des élections des représentants des élèves ou parents d’élèves est précisée dans le règlement intérieur destiné aux familles et aux élèves de l’Ecole de musique

 

Titre 4 - Fonctionnement de l’association

Article 20 - Mesures de police

Il est interdit de fumer dans les locaux de l’association.

Toute nuisance sonore est à proscrire.

L’accès aux locaux est formellement interdit à toute personne étrangère à l’association, sous réserve d’acceptation du Président ou du Conseil d’Administration.

Les différents locaux ne peuvent en aucun cas être loués. Toute occupation des locaux autre que lors des répétitions, des heures de cours, des réunions de conseil ou de commission, des assemblées générales ou entrant dans le cadre des activités normales de l’association ne peut se faire sans l’assentiment d’un membre du bureau.

Les locaux consacrés à l’activité sont utilisables par les membres de 07h00 à 00h00, à condition qu’un responsable membre du conseil d’administration ou désigné par celui-ci soit présent.

Article 21 - Utilisation des matériels et locaux

Les matériels (instruments de musique, appareils audio, partitions, appareils électriques, …) font l’objet d’un inventaire annuel en début d’année. Pour chaque matériel, il est établi une fiche sur laquelle sont mentionnés à minima sa date d’achat, son prix, sa destination, sa photo et sa date de fin de vie.

L’utilisation du matériel est strictement réservée aux activités de l’association conformément aux projets définis par l’art.2 des statuts.

Si un membre souhaite emprunter un ou des matériels, il établit une demande écrite auprès du bureau qui statue sur la possibilité de répondre favorablement. Une convention des prêts de matériel est mise en place permettant la gestion des matériels prêtés. Une caution peut être exigée en fonction des matériels empruntés, conformément à l’inventaire des biens et à leur valeur.

Lorsqu’un matériel devient obsolète ou inusité, il est procédé à un procès-verbal de destruction.

Ces matériels peuvent également faire l’objet d’une donation à d’autres associations ou à des particuliers. Il est alors rédigé un procès-verbal de donation contresigné par la partie bénéficiant de cette donation.

Ces matériels peuvent également faire l’objet d’une revente à d’autres associations ou à des particuliers. Dans ce cas, le conseil d’administration en détermine le prix et le trésorier établit une facture justifiant de la revente.

Toute réservation des locaux ou des salles en dehors des cours (sauf modification des horaires prévus au planning) se fait auprès de la secrétaire.

Article 22 - Communication

La Musicale Porteloise met en place une politique de communication destinée à favoriser la publicité autour des différentes activités qu’elle propose :

  • Site internet
  • Adresses courriel au nom de l’association
  • Réseaux sociaux
  • Newsletter
  • Relations officielles ou de presse

Seuls sont habilités à gérer au nom de la Musicale Porteloise ces moyens de communication le Président, le Vice-Président ou la ou les personnes désignées par le conseil d’administration au titre de chargé de communication. Ces personnes réfèrent au conseil d’administration de leur bonne utilisation.

Article 23 - Courriers, mails et téléphone

La boîte postale est disposée à l’extérieur des locaux, dans la cour de la Mairie. Les président et directeur de l’école de musique procèdent à la levée du courrier.

Les courriers sortants doivent obligatoirement être visés par un membre du bureau. Ils seront gérés par le secrétariat de l’association qui les enregistrera avant de les transmettre aux personnes concernées.

Les courriels entrants ou sortants seront également archivés par le secrétariat. Une sauvegarde numérique sur un support amovible est mise en place. Une fiche technique prévue à cet effet en précise les modalités.

Article 24 - Archives - documentation - documents de travail

Les documents de travail, de documentation sont archivés annuellement dans les locaux de la Musicale Porteloise.

Dans la mesure du possible, tout document photographique ou vidéographique relatif à l’association sera sauvegardé sur un support numérique externe stocké dans les bureaux associatifs. Seront également visés par cette sauvegarde tous les documents opérationnels de l’association (comptabilité, secrétariat, archivage, partitions, photos ….). Ces différents documents seront accessibles aux membres de l’association en fonction de leurs responsabilités. Une fiche technique prévue à cet effet en précise les modalités.

Article 25 - Matériels mis à disposition

La Musicale Porteloise met à disposition de ses membres différents matériels (costumes, instruments de musique, accessoires, clés des locaux) nécessaires au bon fonctionnement de l’association. Le prêt de ces matériels ne pourra être opérationnel que lorsqu’une fiche de mise à disposition de matériels aura été complétée par l’emprunteur. Cette fiche sera visée par un membre du bureau. Elle sera ensuite archivée par le secrétaire.

Article 26 - Règlements spécifiques          

Dans le cadre de ses activités, le Conseil d’Administration peut arrêter des règlements spécifiques venant compléter le règlement intérieur de l’association : gestion et/ou prêts des instruments, des matériels, de l’informatique …. Ces règlements et leurs annexes sont joints au présent règlement intérieur.

Article 27 - Inventaire                                            

La Musicale Porteloise tient un cahier d’inventaire des biens acquis par elle-même ainsi qu’un cahier inventoriant les biens acquis sur les fonds publics. Ces cahiers et les pièces comptables justificatives attestent du bien-fondé de la gestion, et font foi en cas de vol, de panne, de disparition ou de destruction d’un bien. Les biens concernés sont les biens non fongibles et biens durables. Un règlement spécifique est établi pour la bonne tenue de ces cahiers. Un suivi d’inventaire est effectué au moins une fois par an, notamment avant l’Assemblée Générale.

 

Titre 5 - Règlement financier

Article 28 - Modalités d’engagement des dépenses                 

Le Président et le trésorier de l’association sont les seules personnes autorisées à procéder au règlement des dépenses (salaires, règlement de factures, achat de fournitures …) utiles à la réalisation de l’objet statutaire. Cette autorisation ne peut prévaloir qu’à hauteur d’une dépense maximale fixée annuellement par le conseil (hors règlement des salaires). Tout engagement de dépense supérieur à cette somme nécessitera l’autorisation à la majorité simple du conseil d’administration.

Article 29 - Trésorerie et comptabilité                                     

La bonne tenue des comptes est garantie par le trésorier qui ne procède à des paiements que sur présentation d’une pièce comptable visée du président, du vice-président ou du secrétaire. La sincérité et la conformité des comptes sont garanties annuellement par deux membres de l’association désignés en tant que vérificateurs aux comptes par le conseil d’administration.

Article 30 - Délégation de signature                                     

En cas de nécessité, le conseil d’administration peut, à la demande du président ou du trésorier, autoriser une délégation de signature auprès d’un administrateur de l’association. La délégation de signature peut être pour une durée limitée et précisée, ou sans limite de temps.

Son champ d'application doit néanmoins être limité dans le pouvoir et doit donc veiller à fixer avec précision le champ de la délégation.

Article 31 - Instruments de paiement                                           

L'association dispose de différents moyens de paiement mis à sa disposition par la banque, notamment chéquiers et carte bancaire au nom de l'association. Le président et le trésorier sont détenteurs des chéquiers. Une carte bancaire associative est établie au nom du président, conformément aux règles bancaires en vigueur. L'association peut également avoir recours au paiement en ligne grâce à un accès sécurisé. Les codes d’accès aux services bancaires en ligne et de la carte bleue sont sous la responsabilité de leurs utilisateurs qui doivent s’assurer de leur confidentialité.

Article 32 - Modalités de remboursement des frais

Les frais justifiés par l’activité réelle du bénévole, dûment missionné par l’association, sont remboursés sur présentation des pièces justificatives.

  1. Les frais doivent être :
  •  remboursés à l'euro près dans les limites fixées par le conseil d’administration.
  • justifiés (tickets ou factures),
  • justifiables (c'està-dire correspondre uniquement à des dépenses nécessaires au fonctionnement de l'association).

Les frais doivent revêtir un caractère exceptionnel et non régulier.

Il n'est pas possible de dédommager le bénévole du temps qu'il consacre aux activités de l'association.

Les remboursements des produits et services payés pour le compte de l’association par le bénévole ne subissent pas d’autres limitations que celles qui s’imposent à l’association si elle les avait payés directement.

Tous les frais font l’objet d’un enregistrement permettant d’identifier clairement le bénévole, sa mission et la nature des frais engagés. Ces frais sont remboursés par le trésorier sur présentation de la fiche de frais de l’association intégralement complétée et validée par le président ou le vice-président.

  1. Ces remboursements sont fixés suivant le barème en vigueur établi par le conseil d’administration. Ce barème est revu annuellement. Il prévoit des plafonds ne pouvant excéder les indemnisations prévues couramment par les organismes administratifs et / ou fiscaux :
    • Les indemnités des frais d’hébergement et de bouche ne peuvent excéder les montants fixés par l’Urssaf pour les salariés
    • Le barème de défraiement des frais kilométriques est celui de l’administration fiscale spécifique à l’abandon des frais engagés par les bénévoles.

Les membres de l’association peuvent abandonner ces remboursements et en faire don à l’association en vue d’une réduction d’impôt sur le revenu (art.200 du CGI), dans les conditions et limites déterminées par les règles en vigueur.

 

Titre 6 - Devoirs de l’association et des musiciens

Article 33 - Répétitions                

Les répétitions de l’orchestre ont lieu hebdomadairement le jeudi de 20h15 à 22h00. Elles sont obligatoires pour tous les musiciens sans exception. Pendant les périodes de vacances scolaires estivales ou de fin d’année, les répétitions sont prévues à la diligence du Directeur de l’Orchestre d’Harmonie.

Article 34 - Participations aux activités associatives           

La Musicale Porteloise participe aux différentes manifestations organisées au sein de la commune (défilés patriotiques, fêtes communales, etc…), avec l’accord du conseil d’administration et sous réserve de sa disponibilité.

La Musicale Porteloise propose un calendrier de manifestations qu’elle organise (concerts, auditions …).

La Musicale Porteloise peut également participer à des manifestations extérieures.

La Musicale Porteloise peut apporter son concours lors de manifestations privées qui font l’objet d’une convention établie par ses soins et passée entre elle-même et l’organisateur externe. Le tarif des prestations est fixé par le Conseil d’Administration annuellement.

Sur autorisation du conseil d’administration, la Musicale Porteloise participe bénévolement à des cérémonies laïques ou religieuses d’ordre privé (mariages, enterrements …) lorsqu’il s’agit d’un de ses membres, d’un membre ascendant ou descendant au 1er degré ou d’un ancien musicien de l’harmonie.

Article 35 - Tenue vestimentaire des musiciens, médailles et insignes officiels.                               

Dans la mesure des possibilités et au regard de la régularité des participations aux différentes manifestations et répétitions, chaque musicien accédant à l’Orchestre d’Harmonie se voit doté de la tenue officielle de la Musicale Porteloise : chemise blanche, cravate, costume. Cette tenue est remise contre l’établissement de la fiche de prêt de matériel.

En cas de démission de l’Orchestre, les effets vestimentaires appartenant à la commune de Le Portel doivent obligatoirement être restitués dans un état de propreté convenable.

Les jeunes musiciens et musiciens adolescents peuvent se voir doter d’une tenue de remplacement dans l’attente que leur stature physique permette de leur voir se remettre le costume. Le prêt s’effectue dans les mêmes conditions que le costume.

La tenue vestimentaire des musiciens est conjointement déterminée avant chaque prestation officielle par le président ou le vice-président et le directeur de l’Orchestre d’Harmonie ou celui qui le supplée le jour de la prestation.

Les président et secrétaire sont détenteurs des insignes distinctifs de leur fonction. Ils l’arborent sur leur veste. Ils les transmettent officiellement à leurs successeurs respectifs.

Les président et vice-président sont également dotés d’une pochette aux couleurs de l’harmonie en guise de signe de reconnaissance.

Les musiciens seront chaussés lors du port du costume officiel ou de son substitut de chaussettes et de chaussures de ville noires.

Pourront être épinglés sur le costume les distinctions (médailles …) officielles fédérales ou confédérales, la médaille de la ville du Portel ou des insignes officiels civils (légion d’honneur, mérite national, palmes académiques …).

Article 36 - Devoirs des musiciens                       

Les musiciens s’engagent :

- à prendre part aux répétitions hebdomadaires et extraordinaires, et aux sorties décidées par le Conseil d’Administration

- à prévenir en cas d’empêchement absolu soit le Directeur, soit le Président

- à ne pas utiliser leur téléphone portable ou tout autre appareil électronique lors des répétitions et concerts

- à respecter par le silence, le travail de détail des autres musiciens

- à remettre au Président les différents objets qui appartiennent à l’association, en cas de démission ou d’exclusion, sous huitaine. En cas de non-respect de cette clause, des poursuites seront engagées par voie de justice. Les frais engagés seront à la charge exclusive du contrevenant.

Article 37 - Devoirs de l’association envers les musiciens

L’association s’engage à récompenser ses membres les plus assidus par l’attribution de médailles fédérales et confédérales.

Chaque année, de septembre à septembre, le Secrétaire établit le bilan des présences des musiciens aux répétitions, concerts et sorties.

Pour que son année soit validée et puisse être prise en compte dans l’attribution des médailles, le musicien doit justifier de plus de cinquante pour cent des présences demandées (sauf cas exceptionnels statués par le Conseil d’Administration).

 

Titre 7 - Dispositions diverses

Article 38 - Chargés de mission                   

Des chargés de mission peuvent être désignés par décision du conseil d’administration, qui déterminera une fiche de poste. Ces chargés de mission agissent sous la responsabilité du conseil à qui ils rendent compte de leurs travaux.

Article 39 - Délégation               

Le conseil d’administration peut déléguer (un administrateur, un adhérent), pour représenter l’association en tant que de besoin. Ce mandat ne peut être que spécial et à durée déterminée.

Article 40 - Consultation des adhérents                   

La consultation des adhérents est possible par voie de correspondance postale ou électronique, sauf pour ce qui aura trait à des modifications statutaires ou du règlement intérieur ou à des approbations de bilan d’activités ou financier.

Article 41 - Droit à l’image                             

Conformément à la législation en vigueur régissant le droit à l’image et conformément aux engagements de cession de droits d’images figurant sur les fiches d’inscription à l’école de musique ou le bulletin d’adhésion à l’association, et des facultés offertes à y renoncer, la Musicale Porteloise pourra :

  1. Photographier, filmer les membres ou élèves dans le cadre des activités mises en place par l’Ecole de Musique ou l’Orchestre d’Harmonie
  2. Permettre la prise de vue représentant les membres ou les élèves par des photographes ou journalistes
  3. Imprimer, reproduire, éditer, publier et diffuser ces images sur tout support multimédia (publications écrites et multimédias, dépliants, plaquettes publicitaires, affiches, magazines, vidéos, site internet, réseaux sociaux …) au bénéfice de l’Ecole Municipale de Musique, de l’Orchestre d’Harmonie ou de la Ville de Le Portel
  4. Céder ces droits liés à l’utilisation de l’image les membres à titre gracieux à l’Ecole Municipale de Musique et à la ville de Le Portel

Les adhérents contrevenant à ses dispositions engagent leur responsabilité personnelle vis-à-vis de la personne représentée. La Musicale Porteloise ne saurait être tenue pour responsable en cas de manquement au respect de ces dispositions par un de ses membres.

Article 42 - RGPD - Collecte de données personnelles

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), les informations recueillies par la Musicale Porteloise font l’objet d’un traitement informatique destiné à assurer la gestion administrative de ses membres (désignés conformément à l’art.5 des statuts de la Musicale Porteloise et à l’art.2 du présent règlement) et de ses salariés et à la gestion pédagogique des élèves de son école de musique. Chaque utilisateur ne peut accéder qu’aux seules informations auxquelles il a besoin d’accéder dans l’exercice de ses fonctions au sein de l’association.

Sans opposition de la part des membres, salariés et élèves (ou leurs représentants légaux pour les mineurs), les informations qui sont communiquées sur les différents documents, nécessitant le recueil d’informations personnelles, figurent dans les fichiers de la Musicale Porteloise.

Par demande écrite au président, ils peuvent accéder aux données les concernant et en obtenir une copie (art. 15 du RGPD), obtenir la rectification de données inexactes ou incomplètes (art. 16 du RGPD), s’opposer au traitement de leurs données dans les conditions prévues par l’art. 21 du RGPD et obtenir l’effacement de celles-ci dans les conditions prévues par l’art. 17 du RGPD. Ils disposent dans certains cas d’un droit à la portabilité (art. 20 du RGPD) et à la limitation du traitement dans les conditions prévues par l’article 18 du RGPD.

Pour ce faire, la Musicale Porteloise met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour s'assurer du respect du RGPD, notamment par la nomination d’un Délégué à la Protection des Données (DPO) et à l’établissement d’un registre de conformité garantissant les modalités d’accès, de rectification et de suppression des données personnelles.

Article 43 - Evénements de la vie- Cadeaux                     

Les membres à jour de cotisation peuvent bénéficier selon les événements de la vie ci-après arrêtés d’un chèque-cadeau ou cadeau d’une valeur fixée annuellement par le Conseil d’Administration dont le montant global pour un membre prend comme base le montant fixé par l’article 28-00 A de l’alinéa 4 du code général des impôts :

-  Mariage ou pacs du membre (au maximum 100% du montant). En cas de mariage ou de PACS de deux membres à jour de cotisation, la valeur du cadeau sera doublée.

-  Naissance ou adoption (au maximum 100% du montant). En cas de naissance ou adoption multiple, la valeur du cadeau sera multipliée par le nombre d’enfants nés ou adoptés.

-  Evènement exceptionnel sur décision du Conseil d’Administration (au maximum 100% du montant)

Les bénéficiaires devront obligatoirement fournir un justificatif (acte de mariage ou de pacs, de naissance ou d’adoption …) dans les deux mois suivant l’événement. Au-delà, aucun cadeau ou chèque-cadeau ne pourra être remis.

D’autre part, et conformément à la loi, les cadeaux offerts à certaines occasions (Sainte-Cécile, …) ne pourront dépasser le montant fixé par l’article 28-00 A de l’alinéa 4 du code général des impôts. Les montants seront arrêtés annuellement par le CA sans que le seuil ne puisse être atteint :

-  président et chef (si non salarié) (au maximum 100% du montant)

-  Membres les plus assidus (dans la limite des effectifs récompensés définie par le CA (au maximum 100% du montant)

Les salariés non membres peuvent percevoir des cadeaux ou des bons d’achats pour certains événements (mariage, Noël, cadeau de naissance, départ à la retraite…) sans que leur valeur ne dépasse le plafond autorisé par l’Urssaf, soit 5% du plafond mensuel de la Sécurité Sociale pour une année civile.

Article 44 - Modification du règlement intérieur                  

Le règlement intérieur est établi par le conseil d’administration conformément à l’article 15 des statuts de l’association.

Il peut être modifié par le conseil d’administration sur proposition d’un membre du conseil à la majorité des 2/3.

Le nouveau règlement intérieur est adressé à tous les membres de l’association par courrier ou courriel sous un délai de 15 jours suivant la date de la modification.

Article 45 - Publicité                                                                 

Le règlement intérieur sera affiché dans les locaux.

Règlement Intérieur adopté en Assemblée Générale Extraordinaire le jeudi 05 mars 2020.

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